Digitalisierung als Chance nutzen

Digitalisierung als Chance nutzen

Effizienz, Zeitersparnis, Kostenreduzierung – und über all dem natürlich das große Wort: Digitalisierung. All diese Begriffe sind beim Digitalen FrauenZimmer-Netzwerktreffen am 27. Januar 2022 immer wieder gefallen. In nur zwei Stunden hat uns unsere Referentin Andrea Kaden, Digital Change Agent und Effizienz- und Digitalisierungs-Expertin, vor Augen geführt, dass die Digitalisierung auch im Handwerk als Chance gesehen und vor allem genutzt werden sollte. Der Titel ihres Vortrags: „Digitalisierung als Chance: Der Einsatz von digitalen Systemen zur Vereinfachung der Abläufe im Büro und auf der Baustelle“.

Zentrale Fragen ihres Vortrags waren dabei vor allem: Warum sollte ich mich dem Thema Digitalisierung unbedingt annehmen? Welche Chancen verbergen sich dahinter für mich und mein Unternehmen? Und welche Hürden gilt es zu meistern?  

Entscheidet man sich dafür, sich dem Thema Digitalisierung zu widmen, handelt es sich dabei nicht unbedingt um einen Selbstzweck. Natürlich geht es auch darum, den eigenen Arbeitsalltag flexibler und angenehmer zu gestalten. In der heutigen Zeit trägt die Digitalisierung jedoch vor allem dazu bei,  dass man als Unternehmen wettbewerbs- und zukunftsfähig bleibt. Ein Umgang mit diesem Thema lässt sich daher auf kurz oder lang kaum vermeiden.  

Doch welchen Nutzen hat die Digitalisierung für mich und mein Unternehmen? Welche Chancen verbergen sich dahinter?  

Laut unserer Referentin ist das ein ganz klarer Fall: Widme ich mich dem Thema Digitalisierung konsequent, arbeite ich effizienter und spare somit Zeit. Diese zusätzliche Zeit kann ich dann für die andere Dinge im Leben nutzen – dabei kann es sich um die Freizeit handeln, die Familie, aber auch das Unternehmen oder eine Weiterbildung. Natürlich kostet es zunächst viel Zeit und Energie, sich mit dem Thema zu beschäftigen: Es müssen u. a. neue Arbeitsprozesse entwickelt und neue Tools kennengelernt werden; der Zeitgewinn hinterher ist aber umso enormer und daher jede Mühe wert.  

Neben dem Zeitgewinn setzte unsere Referentin immer auch das Stichwort Effizienz in den Mittelpunkt: Wenn ich effizienter arbeite, spare ich Zeit und bin schneller. Außerdem wir die Qualität erhöht und im Idealfall werden die Kosten gesenkt. Das Interessante an diesem Punkt: In vielen Fällen sind Effizienzgewinnung und Kostenreduzierung schon aus dem Stand möglich, d. h. ohne, dass man sofort eine neue Software kaufen und im Unternehmen etablieren muss. Man muss sich immer nur die Frage stellen, was in bspw. einem Prozess weggelassen werden oder wie man einen Prozess digitaler gestalten könnte. Hier gibt es unzählige Möglichkeiten, die genutzt werden sollten. Auch kleine Gewinne wie bspw. das Vermeiden von doppelten Ausdrucken, die Umstellung der Kommunikation mit den Kunden auf ausschließlich digitalem Wege oder der Rechnungsversand per E-Mail sollten unbedingt mitgenommen werden.  

Doch auch mit Blick auf die Personalpolitik birgt die Digitalisierung viele Chancen: Arbeite ich konsequent digital, kann ich von überall auf meine Daten zugreifen und somit kann auch ein großer Teil der Arbeit von wirklich überall erledigt werden. Der positive Nebeneffekt: Ich habe vor allem im administrativen Bereich viel größere Chancen, die passenden Mitarbeiter zu finden. Es ist nicht mehr zwingend notwendig, dass potenzielle Mitarbeiter aus der gleichen Region oder Stadt kommen. Zudem haben die Themen mobiles Arbeiten und Homeoffice vor allem durch die Corona-Pandemie an Bedeutung gewonnen und sind besonders der jüngeren Generation sehr wichtig und daher kaum wegzudenken.  

Eine letzte große Chance der Digitalisierung für Unternehmen besteht darin, dass man auch mit Blick auf seine Leistungen ganz neue Wege gehen kann; bspw. kann man neue Produkte anbieten (z. B. digitale Beratungstermine, Dachaufmaß mittels Drohne nehmen etc.). Neue Leistungen können außerdem einem viel größeren Publikum angeboten werden. Auch hier gibt es unzählige Möglichkeiten, die die Digitalisierung mit sich bringt.  

Aber wie so häufig birgt natürlich auch das Thema Digitalisierung seine Schattenseiten.

Das Thema ist groß und es kommt nicht selten vor, dass man sich zunächst erschlagen fühlt mit der Frage: Wo fange ich an? Zudem kostet es natürlich zunächst viel Zeit, um das gewünschte Ziel zu erreichen. Um die Digitalisierung im Unternehmen konsequent umzusetzen, müssen Prozesse analysiert werden. Beteiligte Mitarbeiter müssen sich darüber einig werden, wie es künftig besser gemacht werden kann. Daraufhin müssen neue Arbeitsweisen implementiert und ggfs. neue Software beschaffen und eingeführt werden. All das kostet viel Zeit und Energie und ist vor allem neben dem laufenden Tagesgeschäft eine echte Herausforderung. Doch nicht nur unsere Referentin ist sich sicher, dass sich dieser Aufwand lohnt; auch die insgesamt 50 Teilnehmerinnen waren am Ende unseres Netzwerktreffens davon überzeugt, dass die Digitalisierung im Unternehmen auf jeden Fall in Angriff genommen werden muss und sollte.  

 

Um einen ersten Schritt in die richtige Richtung zu gehen, hat uns unsere Referentin folgende Tipps mit an die Hand gegeben:  

5 handfeste Tipps zum Umgang mit dem Thema Digitalisierung – wie gehe ich am besten an das Thema heran?  

1. Verschaffe dir zunächst einen Überblick über die anfallenden Arbeiten/Änderungen:  Was könnte ich in Angriff nehmen? Was kostet mich wie viel Zeit? Was bringt mir wie viel? Sind mehrere Personen beteiligt, sollte jeder einbezogen und dessen Meinung wertgeschätzt werden.  
2. Picke dir aus dem großen Projekt „Digitalisierung“ die sog. Quick Wins hinaus – also die Aufgaben, die mit möglichst wenig Aufwand möglichst schnell umgesetzt werden können.  
3. Neben den Quick Wins solltest du immer auch in kleinen Schritten an dem großen Projekt weiterarbeiten – die Erfolge bei den Quick Wins helfen dir vor allem bei Durststrecken im großen Projekt dabei, am Ball zu bleiben.  
4. Verhaltensänderungen fallen uns vor allem im Eifer des Tagesgeschäfts häufig schwer, daher gilt: Setze keine zu hohen Ansprüche an dich selbst. Digitales Arbeiten erfordert Übung. Versuche, dich von Tag zu Tag und von Woche zu Woche zu steigern.  
5. Halte dir immer wieder vor Augen, wie das Projekt läuft. Was läuft gut? Was läuft nicht so gut? Nur so können Probleme frühzeitig aufgedeckt werden.